Por Juan Chacón, Marketing Manager jchacon@pectra.com  

Luego de haber sido distinguidos durante cuatro años con el máximo galardón, estamos nuevamente muy orgullosos porque hemos recibido una nueva medalla de oro en la categoría América del Sur & Caribe en los Premios Mundiales a la Excelencia en BPM y Workflow (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).

Año tras año, Future Strategies Inc., con el apoyo de la Workflow Management Coalition (WfMC), BPM Focus y BPM.com, premian a las mejores implementaciones en cinco regiones: Europa, Asia-Pacífico, Medio Este, África, Caribe & América del Sur, y América del Norte. Estas prestigiosas instituciones constituyen las máximas autoridades en materia de BPM.

En esta oportunidad, PECTRA Technology presentó su implementación desarrollada para nuestro cliente QUALA S.A. (Colombia). QUALA S.A. es una multinacional dedicada a la producción y comercialización de productos de consumo masivo y una de las 100 compañías más grandes de Colombia.

La solución adoptada por QUALA S.A. fue PECTRA BPM Suite (adquiriendo licencias para 23 procesos y usuarios ilimitados) e involucró a 304 usuarios de sectores administrativos.

Principales beneficios de la implementación

A partir de la implementación de PECTRA BPM Suite, QUALA S.A. logró estandarizar la manera en que realizan los procesos, garantizando que el resultado sea eficiente y alineado con las políticas de la compañía. Así, cuenta con información histórica suficiente y disminuye gastos y reclasificaciones de dinero ante una inapropiada ejecución de los procesos.

Este nuevo reconocimiento a nuestra suite de BPM comprueba nuestra solidez y fuerte presencia en el mercado latinoamericano.

El trabajo realizado con QUALA S.A. no sólo tuvo como objetivo una excelente implementación a nivel tecnológico, sino contribuir a la mejora de las áreas de negocio de nuestro cliente, dándole vida a los procedimientos de la empresa a través de la participación activa de las personas en cada área, asegurando una forma estándar de hacer las cosas.

Acerca de BPM & Workflow Awards

Los ganadores de cada región fueron seleccionados por un panel de jueces compuesto por un representante de cada empresa sponsor de estos premios. En la ceremonia de premiación, cada región recibió el premio de oro o plata, reconociéndose de esta manera a aquellas empresas que contribuyeron al logro de los objetivos estratégicos de negocio de sus clientes a través de la implementación de una plataforma de BPM.

“La implementación de la plataforma de BPM de PECTRA Technology es muy beneficiosa para nuestra compañía y nuestros empleados. PECTRA BPM Suite es la mejor forma de realizar nuestros procesos de una forma organizada, garantizando la calidad, el control y la continuidad.” David Moreno, Gerente de Informática de QUALA S.A.

• Acceda a la gacetilla de prensa de PECTRA Technology.
• Para conocer más acerca de los Premios, visita  www.bpmf.org
• Gacetilla Oficial de los Finalistas 2009.

Por Fabio Rocca, Commercial Manager, frocca@pectra.com

| Resultados Programa de Certificación Anual de Partners 2009 |

Queremos comentarles que en julio pasado lanzamos el Programa de Certificación Anual de Partners con el objetivo de capacitar a nuestros socios de negocios a través de herramientas teóricas-prácticas sobre nuestras soluciones, los procesos de gestión Comercial-Marketing y las tendencias del mercado. Además, brindamos una exhaustiva capacitación sobre PECTRA BPM Suite, nuestra herramienta de Gestión por Procesos.

El proceso de certificación, a cargo de la Ing. Judith Garro, PECTRA Consulting Services, cuenta con tres etapas: Capacitación, Evaluación y Certificación.

1. La capacitación se implementa a través de diversos seminarios web, a través del Centro de Capacitación PECTRA ON-LINE.

2. Luego de la capacitación se realizan cuatro evaluaciones, una para los temas comerciales y una por cada tema técnico/producto.

3. Por último, un consultor comunica al partner los resultados obtenidos y las oportunidades de mejora detectadas, indicándole si su empresa ha logrado cumplir con la certificación.

La certificación es de carácter obligatorio para todos los Partners de PECTRA Technology, debiendo certificar dos perfiles: técnico y comercial.

Principales beneficios de la certificación.Para nuestros socios de negocio, la certificación les permite:1. Realizar demostraciones de productos y reuniones de negocios de forma independiente;2. Dotar a sus equipos de conocimientos comerciales y técnicos que reduzcan los tiempos de respuesta ante consultas de clientes y prospectos;

3. Y acceder a la documentación de producto y de la empresa.

Conozca más del Centro de Capacitación PECTRA ON-LINE!

Por Alfredo Cisterna, Jefe de producto, e-mail: acisterna@pectra.com

Pectra BPM Savia es una importante evolución del producto, desarrollada con el objetivo de simplificar la implementación de la gestión por procesos en las organizaciones. Esta nueva versión incorpora importantes funcionalidades, tanto para los usuarios que participan en los procesos de negocio como para aquellos que trabajan en la definición, documentación e implementación de los mismos.

A modo introductorio les dejo algunas de las novedades que se incluyeron: el estándar BPMN, XPLD, administración de reglas de negocios globales, integración con Microsoft Outlook, SOA, entre otras.

Incorporamos un nuevo diseñador de procesos, el cual permite diseñar y documentar los procesos utilizando los estándares BPMN (estándar definido por OMG) y XPDL (estándar definido por WFMC). Además, proporciona una nueva funcionalidad llamada diseño predictivo, que ayuda al analista de procesos a diseñar los procesos de una forma SIMPLE y AGIL.

El governance de las organizaciones se hace más simple gracias a Business Rules, ya que PECTRA Savia permite definir y administrar reglas de negocios globales e integrar estas reglas con los procesos existentes.
Para el usuario final, la arquitectura SOA de PECTRA Savia permite estar conectados desde distintos puntos de acceso:

- Internet Explorer: a través de su renovado Portal, el cual fue desarrollado con la última tecnología y pensado para mejorar la experiencia del usuario que lo utiliza.

- Desde cualquier celular con Pectra Mobile: esta aplicación permite participar en los procesos de negocio en forma interactiva, sin importar donde se encuentre.

- Microsoft Outlook, gracias al nuevo Add-in: los usuarios de Microsoft Outlook pueden participar en los procesos de negocios desde el popular cliente de correo, ya que gracias a éste, pueden iniciar sesión y actuar sobre sus procesos de negocio sin ningún tipo de implementación ni configuración adicional.

El servidor incorpora importantes mejoras como la compatibilidad con Windows 2008 (32 y 64 bits) y Microsoft SQL 2008, nuevos servicios, mejoras en las herramientas para administración, entre otras.

Las entidades gubernamentales encaran retos cruciales en su gestión. Reducción de costos. Transparencia. Control. Adaptación a cambios en el entorno. Y una fuerte demanda pública por una mejor administración del presupuesto. Para enfrentar estos desafíos, los líderes políticos están actualmente analizando la implementación de soluciones innovadoras que les permitan optimizar los procesos de sus administraciones y así obtener resultados que les permitan brindar un mejor servicio a la comunidad.

Los desafíos a los que las entidades gubernamentales se están enfrentando son cada vez mayores. El objetivo, liderar el camino hacia una mejor y más eficiente relación gobierno-ciudadano, en términos de servicios brindados a la comunidad. Pero las constantes limitaciones presupuestarias han incrementado la presión por “hacer más con menos”, restringiendo y condicionando las posibilidades de acción de sus administraciones. Las fluctuaciones tanto en el escenario político como económico; la evolución del trabajo administrativo estatal y federal; la necesidad de profundizar un enfoque hacia una exitosa gestión del conocimiento; y la urgencia por integrar los diferentes sistemas de información que conforman la infraestructura tecnológica; están obligando a los responsables políticos a explorar nuevas estrategias de gestión.

Entidades de gobierno, donde quiera se encuentren, están siendo desafiadas a completar la transformación y modernización de sus estructuras organizacionales en el inicio del siglo XXI. La comunidad en su totalidad reclama un Estado más transparente y eficiente. Los líderes políticos saben que las claves fundamentales residen en aspectos cruciales tales como mayor control; disminución de costos; simplificación de procedimientos; optimización de la atención a ciudadanos; disminución de los tiempos de respuesta; servicios más accesibles a través de internet; reducción del trabajo manual; y sincronización y cooperación entre las diferentes entidades gubernamentales.

Para abordar estas cuestiones, los directores de las administraciones actuales se encuentran analizando formalmente la posibilidad de direccionar la organización hacia un modelo innovador: la gestión por procesos (o Business Process Management –BPM–). La gestión por procesos implica dejar de pensar la estructura organizacional en base a compartimentos estancos y rígidos, y pasar a visualizarla como un conjunto dinámico de procesos. Es mucho más que una plataforma tecnológica. Es una filosofía organizacional que brinda soluciones simples y eficientes a cuestiones críticas relacionadas a la gestión de actividades administrativas; tareas de logística; puntos de contacto; gestión de requerimientos; vinculación con proveedores y distribuidores; entre otros. Su esencia refiere al modelado y análisis sistemático de los procesos, para mejorar la efectividad y agilidad organizacional de manera constante, como respuesta a los nuevos requerimientos del entorno.

Tal como las organizaciones van adoptando una orientación de sus servicios basada en procesos, deben ir aceptando la noción interactiva de ciclo de vida del mismo: relevamiento; diseño; implementación; mantenimiento; optimización y análisis de los procesos, con el objetivo de modificarlos y mejorarlos constantemente en busca de su perfeccionamiento a través de las mejores prácticas. La gestión por procesos provee una visión general más profunda de la organización facilitando la gestión financiera, respondiendo a la ejecución de nuevas disposiciones legislativas y/o cambios de dirección en la política gubernamental, adaptando ágilmente los sistemas y procesos a los nuevos requerimientos. Como resultado, las agencias pueden ahorrar dinero y mejorar los servicios brindados a los ciudadanos al simplificar la interacción con los demás departamentos y ministerios.

La Gestión por Procesos (BPM) colabora con las organizaciones gubernamentales al logro de los siguientes objetivos:

• - Mejora la visibilidad completa de los procesos.
• - Descubre ineficiencias en los procesos y mejorar la calidad de los mismos de principio a fin.
• - Asegura el cumplimiento de las regulaciones y el mejoramiento de los servicios gubernamentales a los ciudadanos facilitando la posibilidad de modificar los procesos al tiempo que los requerimientos van cambiando.
• - Brinda soporte continuo al mejoramiento de los procesos.
• - Incrementa la efectividad organizacional (un objetivo clave en la transformación de cada área del sector público).

Organizaciones de todas las industrias pueden beneficiarse de la automatización y mejora constante de sus procesos. Pero las entidades gubernamentales mucho más. Una de las ventajas más importante que brinda la automatización, y el acceso en tiempo real a las aplicaciones de información crítica en agencias de gobierno, con empleados ubicados en diferentes edificios alrededor de la ciudad, estado o país, es poder enfocarse mejor en la productividad y calidad del trabajo. El BPM colabora directamente con el mejoramiento de los procesos a través del monitoreo y análisis en tiempo real de cómo está funcionando la organización, permitiendo elevar iniciativas de transformación e innovación demostrando el valor de estas mejoras a representantes políticos y la comunidad en su totalidad.

Entidades gubernamentales de diferente tipología y envergadura requieren procesos especialmente diseñados para responder a necesidades específicas. El BPM brinda facilidades para innovar por medio de la flexibilidad que alcanzan los procesos al permitir la realización de cambios en los mismos sin alterar las aplicaciones subyacentes, bases de datos, componentes de sistemas, interfaces u otros aplicativos.

En Gobierno, los procesos generalmente no se encuentran sujetos a presiones competitivas, pero los ciudadanos, directores y responsables de departamentos demandan un acercamiento más efectivo en lo que refiere a la entrega de servicios que sólo el gobierno puede proveer. Por lo tanto, éstos están poniendo mayor énfasis en la eficiencia y medición efectiva de los procesos. El objetivo final, gestionar de manera más eficiente todo los procesos de la organización.

PECTRA BPM Suite permite a las agencias de gobierno automatizar sus procesos, mejorando su productividad, reduciendo los costos y elevando así la satisfacción de los ciudadanos.

Por Franco Buglioni, Gerente de Calidad de PECTRA Technology, mail: fbuglioni@pectra.com

Naturalmente, todos trabajamos por procesos, de algún modo y de manera inconsciente ejecutamos una serie de pasos determinada que nos permite alcanzar un determinado resultado. El concepto de la Gestión por Procesos surge a partir de formalización de los procesos involucrados en la operación de una organización, de manera tal que mediante el uso sistemático de estos, se logre el máximo nivel de predictibilidad posible sobre los resultados.

Aplicar un proceso formal –como se denomina técnicamente- nos posiciona en un escenario donde es posible predecir los resultados; y éste mismo concepto extendido a todos los procesos de la compañía produce un entorno operacional donde las estimaciones tienen sentido. Este mismo efecto es aplicable tanto a procesos funcionales como en aquellos considerados procesos de negocio que atraviesan horizontalmente la organización

Los procesos de una compañía reflejan criterios de decisión. La formalización de éstos provee un marco estandarizado, que disminuye y controla las decisiones tomadas por quienes los ejecutan. Es, en definitiva, una estrategia altamente efectiva para mitigar riesgos asociados a la improvisación u omisión de procesos críticos durante la operación.

No hay nada más confortable para un CEO o Director, que conocer el comportamiento de su compañía a la hora de tomar decisiones, introducir cambios o modificar una estrategia de negocio.

¿Cuáles son los principales beneficios de trabajar bajo la Gestión por Procesos?

1) Mitigar riesgos. Hacer que una compañía sea predecible, permite identificar debilidades, conocer cómo inyectar cambios a la operación o la estrategia, sobre un marco de resultados conocidos, medibles y estandarizados.

2) La Gestión por Procesos –desde la perspectiva de la Gestión de Conocimiento- permite establecer y gestionar los criterios de decisión para que los diferentes involucrados de la compañía los apliquen de mantera sistemática manteniendo los niveles de desempeño dentro de los umbrales esperados. De este modo, el conocimiento necesario para mantener niveles de calidad y/o servicios depende de la propia organización y no de cada interlocutor responsable.

3) Orientar a la compañía a una gestión cuantitativa y hacia la mejora continua. Si se logra que la operación de la compañía sea repetible en el tiempo, se pueden obtener resultados predecibles, medibles y comparables, que son en definitiva la principal fuente de mejora. “No se puede mejorar lo que no se puede medir”, dice la famosa frase; por lo que la toma de decisiones a través de la estadística y las tendencias de comportamiento, se convierten en una de las herramientas más poderosas para introducir mejoras en la operación.

Actualmente, numerosas compañías interactúan en el mercado internacional. ¿Cómo generar confianza en este infinito mapa de actores desconocidos?. Sin duda, la opinión de terceros y de especialistas es hoy más importante que nunca. Bajo esta lógica, surgen entidades internacionales que califican y reconocen la calidad de los procesos de una organización. Obtener certificaciones internacionales se vuelve un requisito fundamental para generar confianza, al mismo tiempo que incorporan estándares reconocidos por la industria facilitando el diálogo y la integración en la cadena de valor.

Convertir una organización a la Gestión por Procesos es todo un desafío. Sin embargo, es el camino recomendable para toda compañía que quiera lograr escalabilidad a futuro y es un síntoma de madurez organizacional. Por eso, lograr una correcta gestión del cambio de la cultura de trabajo de la compañía es hoy un factor clave y crítico.