Hacia la eficiencia operativa con BPM

Por Fabio Rocca, Gerente de PECTRA Technology, Inc. frocca@pectra.com

En un mundo globalizado, una organización debe adaptarse constantemente. Transformarse para continuar creciendo es la clave. Ser flexible y dinámica para interactuar con su entorno de manera natural. Sólo así continuará siendo exitosa.

Que una compañía lidere su mercado en un entorno de negocios como el actual exige innovación constante. Los cambios son necesarios. No obstante, directores y gerentes a cargo de estas decisiones muchas veces confluyen sobre la misma pregunta: ¿por dónde empezamos?. La respuesta parece simple y casi lógica. Sin embargo, innovar no es una tarea sencilla. Ante todo requiere que la organización se conozca a sí misma. Se necesita partir de un diagnóstico: situación actual; necesidades específicas; objetivos a corto, mediano y largo plazo; posibilidades reales; posicionamiento esperado; y el enfoque y visión general de sus directores para optimizar su funcionamiento.

En la actualidad, las compañías líderes –con el objetivo de responder en forma dinámica a las transformaciones evidenciadas por el mercado- están orientado sus negocios hacia la Gestión por Procesos (Business Process Management), lo que implica dejar de pensar la empresa en base a compartimentos estancos y rígidos, y pasar a visualizarla como un conjunto de procesos. BPM es la disciplina de modelar, automatizar, gestionar y optimizar procesos de negocio como estrategia para incrementar la eficiencia operativa.

Ahora bien, acompañar esta nueva metodología requiere de herramientas. La tecnología BPMS (Business Process Management System) es una solución especialmente diseñada para crear un entorno de mejora continua en la organización.

Una vez en marcha, la prioridad de una organización es medir esfuerzos y resultados. Necesita información completa y oportuna para acelerar o aminorar el ritmo y buenas alertas para anticipar el comportamiento del negocio. Medir es muy importante para cuantificar con precisión el impacto del mejoramiento de los procesos.

Definir un plan permite adelantarse utilizando habilidades estratégicas. De esta manera, previo al gran desafío el corredor acondiciona su físico. El entrenamiento deportivo es un proceso en el que se aplica una serie de actividades para conseguir la mejora de la condición física, mediante un método científico. Su organización ¿qué método que va a utilizar?

Así como el cuerpo humano tiene tres tipos de sistemas de energía: fuerza, explosión y resistencia –fundamentales para toda actividad física-, la metodología de Gestión por Procesos es el marco de trabajo que busca potenciar al máximo: liderazgo, comprensión y compromiso.

Parte del entrenamiento de un atleta consiste en recorrer varias veces la pista en la que tendrá lugar el desafío, planificando la carrera para saber en qué parte debe acelerar el ritmo y en cuál mantenerse.

En la implementación de un BPMS, primero se deben seleccionar los procesos más importantes. Luego, partiendo de la situación actual, modelar los nuevos procesos mejorados, para finalmente ponerlos en marcha, controlarlos y validarlos.

Porque los resultados obtenidos por las compañías más eficientes en la actualidad han demostrado –con fundamentos cuantificables- que el paradigma se ha convertido en una ventaja determinante para ser competitivos en el mundo global.

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